Ab dem 01.01.2027 sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Nur noch bis zum 31.12.2026 besteht eine Befreiungsmöglichkeit.

Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Alle, die ihre Löhne selbst mit Hilfe einer Lohnbuchhaltungssoftware machen, müssen darüber hinaus alle Abrechnungsunterlagen wie Arbeitsverträge, Fragebögen, Stundenaufzeichnungen usw. einscannen und elektronisch ablegen.

Die folgenden Informationen sowie die Checkliste werden dem Fränkischen Weinbauverband e.V. von ECOVIS BLB Steuerberatungsgesellschaft mbH zur Verfügung gestellt. Unser herzlichster Dank gilt Frank Rumpel für die ausgezeichnete und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Allgemeine Vorgaben

Der Arbeitgeber hat die Entgeltunterlagen und Informationen zur Abrechnung geordnet aufzubewahren und nachprüfbar zu führen. Die Erfassung muss elektronisch und in gut lesbarer Form erfolgen. Die Vorgaben hierzu lauten:

> Bei Anforderung der Unterlagen müssen diese als einzelne Datei bereitgestellt werden.

> Mehrere Unterlagen dürfen nicht in einer Datei zusammengefasst werden.

> Die Datei muss alle für die vollständige Darstellung notwendigen Bestandteile (z. B. Grafiken, Schriftarten) enthalten, gut lesbar und unabhängig von Ort/System darstellbar sein.

> Zulässige Formate: PDF, JPEG, BMP, PNG, TIFF

> Jede Unterlage ist mit einem aussagekräftigen Dateinamen zu versehen (Art der Unterlage, Name des Beschäftigten, Zeitraum).

Elektronische Aufbewahrungspflicht ab 01.01.2022

Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV (siehe Checkliste), sowie Nachweise zum Insolvenzschutz bei Wertguthaben sind für alle neuen Sachverhalte ab 01.01.2022 elektronisch aufzubewahren.

Ausnahme: Bei beantragter und genehmigter Befreiung ist die elektronische Führung ab 01.01.2027 erforderlich. Entgeltunterlagen aus vorherigen Zeiträumen müssen nicht nachträglich digitalisiert werden.

Praktische Umsetzung

Die Umsetzung ist beispielsweise über die Einführung der digitalen Personalakte von DATEV (DATEV Personal) möglich. Diese ermöglicht ein revisionssicheres und GoBD-konformes Speichern der Daten. Somit haben sowohl Sie als Arbeitgeber als auch die Kanzlei jederzeit Zugriff auf die digitalen Unterlagen.

Die Verantwortung für die Umsetzung liegt beim Arbeitgeber.

Folgende Unterlagen sind im Original unterschrieben aufzubewahren (Schriftform):

> Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht bei Minijobbern

> Erklärung zum Verzicht auf Auszahlung zustehender Entgeltansprüche

> Erklärung zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit nach § 3 Pflegezeitgesetz

> Erklärung zum Verzicht auf Versicherungsfreiheit bei Rentnern

Fazit

Stellen Sie sicher, dass die Vorgaben in Ihrem Unternehmen eingehalten werden, da sie Grundlage für die sozialversicherungsrechtliche Prüfung sind.